参考文献管理软件Mendeley的高级应用教程

Mendeley是目前流行的一款参考文献管理软件,这里将对该软件的一些高级共享功能进行简要介绍,以帮助科研工作者,尤其是研究生导师能够更好地进行文献共享、研究生文献阅读和技术讨论。

1、可进行文献共享的私有Group

Mendeley的文献分组(Group)有三种类型(图1),包括私有组、邀请组及公开组,其中邀请组和公开组都只能分享文献,其区别是邀请组只能通过管理员邀请用户才能加入,而公开组则允许任何Mendeley用户加入。私有组是唯一一个能够进行文献全文共享的分组,这里重点介绍私有组。

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图1   Mendeley中的文献分组类型

在免费版软件中,私有组(Private)最多可以允许10个成员,可以让小组的研究生和合作研究者共同加入,或是让某个主题(方向)的成员共同加入。图2给出了本人建立的研究生组,左图为小组的成员,包括指导教师、管理员和博硕士研究生。右图是对全组共享的一些文献分类,包括英文写作、已经发表的论文、往年博硕士研究生论文、小组必读文献、相关国内外规程规范和每周必读的文献等。

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图2   私有组的成员

私有组共享的不仅是文献全文,还有每个小组成员对某个具体文献的阅读情况。图3给出了所有小组的研究生对《Nature》上的一篇论文展开的丰富讨论。左图中的任一一个Note标签标示一位读者对论文的注释或讨论,右图显示的是本篇论文全部的讨论情况。文献标注一方面可以让后来的读者(比如研究生新生)更快地了解论文内容,对于某些晦涩的英文含义有全面了解;另一方面,也可以让所有读者相互了解他人对这篇论文的思考。如果Note当中有新的问题,则其他读者可以针对性地在文中同样用Note的方式进行解答和回复。

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图3   共享文献的讨论

除了全体研究生加入的私有组以外,还可以建立多个分专业(研究)方向的私有文献组。图4为某个专业方向的私有组,由于做了大量检索,我们发现在该专业领域中最早的文献可以追溯到1942年的某篇论文(上图),这样可以让后来的研究者能够快速了解该领域的学术脉络,不至于感觉“初来乍到、无文可读”的窘境。另外,由于该组的所有成员均有上传论文的权限,因此在深入研究过程中,可以保持该领域方向的参考文献库始终保持“与时俱进”,下图是该领域在2015和2016年度发表的论文。Mendeley的私有group将查阅文献的权利下放到组内所有成员中,可以大大节约科研工作者用在文献查阅、资料检索的时间,提高科研效率。对于研究生导师而言,也可以通过这种方式来检阅学生们文献阅读的情况,通过文献中的Note了解每位研究生对科学问题的理解,同时也方便在线进行答疑解惑。

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图4   分专业方向的私有文献组

除了在文献中以Note的方式交流以外,组内成员还可以在Overview首页中通过发帖的方式与其他成员(包括导师)进行讨论。这样的讨论,可以不针对于组内的某一篇文章,可以是某个具体的科学问题、学术思想、创新思路等,由于交流仅限于组内成员,因此非常有针对性,所有成员也会在同步的软件窗口中看到以前的讨论,有利于对该领域问题的理解。

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图5   私有组首页中的交互式讨论

2、专用于科研机构的导师组(Advisor Group)

Mendeley提供了专门用于学术机构的导师组(Advisor Group),可以在Mendeley网站上注册申请导师组,申请通过以后即可得到导师组提供的更丰富的软件功能。图6为导师组的首页界面,迄今为止,全球已有3 552名学术导师加入了这个Group。该组是Mendeley公司人员建立的,在Documents标签中也能够看到关于Mendeley应用的共享文献,甚至可以在Members标签中找到志同道合的学术导师进行直接交流。

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图6   导师组的首页页面

另外,最重要的,就是导师组提供了更多的个人空间和共享空间,分别是10 GB和20 GB,相信这对于常规的学术研究来说,已经足够大了。

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图7   导师库提供的资源空间

3、其他

建立个人学术信息数据库(图8),本人就将所有学术信息,包括学历经历证书、学术兼职情况、科技奖励材料、专利证明、参编规范、著作论文等做成了一个全面的数据库,还可以请一些研究生参与管理,上传最新发表的学术论文。这样在准备相关材料(如报奖、职称、基金申请结题等)时,就可以轻松获得所有证明材料,将大大提高“填表、复印、装订”的材料准备时间。

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图8   个人学术信息库

(本文由河海大学陈育民副教授整理发布,版权归其所有)

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